Filo yönetiminde yol masrafı ve yakıt takibi nasıl yapılır?

Araç filosu olan her şirketin bildiği bir sahne: Sefer biter, şoför bir avuç fişle gelir, bir kısmı kaybolmuştur, bir kısmı okunmaz. Yola çıkarken verilen paradan ne kaldığı ya da şoföre ne borçlu olunduğu telefonla, akılda kalanlarla hesaplanır. Bu yazıda yol masrafı ve yakıt takibini düzene sokmanın yolunu adım adım anlattık.

Kâğıt fişlerin sorunu

• Kaybolur: Sefer boyunca biriken fişlerin bir kısmı mutlaka eksik gelir.
• Geç gelir: Masraf, sefer bitip şoför merkeze dönünce görülür; o zamana kadar yöneticinin elinde bilgi yoktur.
• Karşılaştırılamaz: Aynı güzergâhta bir aracın neden daha fazla yaktığı, fiş yığınından anlaşılmaz.

1. Yol parasını baştan kaydedin

Sefere çıkarken şoföre verilen yol parası (avans) sefer açılırken kaydedilmelidir. Sefer boyunca girilen her gider bu tutardan düşülür. Böylece sefer sonunda hesap tek satıra iner:

Verilen yol parası − harcanan toplam = şoförde kalan (eksi çıkarsa şoföre ödenecek tutar)

Yurt dışına sefer yapan filolarda giderler farklı para birimlerinde olur. Her gideri harcandığı para biriminde kaydedip toplamları para birimi başına ayrı tutmak, kur karmaşasını önler.

2. Gideri anında, fiş fotoğrafıyla kaydettirin

Şoförün yakıt ve yol giderini harcadığı anda telefondan girmesi ve fişin fotoğrafını eklemesi, fiş kaybını ortadan kaldırır. Giderleri yakıt, otoyol, köprü, gümrük, kantar, park ve bakım gibi kategorilere ayırmak raporları anlamlı kılar.

Uzun yollarda internet her yerde olmayabilir. Kayıtların bağlantı yokken telefonda tutulup internet gelince gönderilmesi, verinin eksik kalmasını önler.

3. Yakıt normu belirleyin

Her aracın ve güzergâhın beklenen bir yakıt tüketimi vardır (genellikle 100 kilometrede litre olarak ifade edilir). Sefer sonunda alınan yakıt, başlangıç ve kalan yakıt ile gidilen kilometre girildiğinde gerçek tüketim hesaplanır. Gerçek tüketimi normla karşılaştırmak:

• Bakım ihtiyacı olan araçları,
• Güzergâha göre olağan dışı tüketimi,
• Kayıt hatalarını erkenden fark etmenizi sağlar.

Sık gidilen güzergâhları "hat" olarak tanımlayıp normu hat bazında tutmak, karşılaştırmayı daha adil yapar.

4. Şüpheli giderleri ayırın

Her gideri tek tek kontrol etmek zaman alır. Bunun yerine kurallar koymak işe yarar: fişi olmayan giderler, normun çok üstünde yakıt alımları ya da alışılmışın dışında tutarlar otomatik olarak işaretlenir. Yönetici yalnız işaretlenenlere bakar.

5. Konumu doğru kullanın

Her gider kaydının nerede girildiğini bilmek, kayıtların doğruluğunu kontrol etmeyi kolaylaştırır. Konumun yalnız kayıt girilirken alınması, şoförlerin sürekli takip edildiği hissine kapılmadan bu faydayı sağlar.

6. Raporlarla karar verin

Araç, şoför, hat ve döneme göre gider ve yakıt raporları; hangi aracın masraflı olduğunu, hangi güzergâhın kâr bıraktığını gösterir. Aylık raporları Excel'e aktarmak, muhasebeyle paylaşımı kolaylaştırır.

Bu adımların hepsini tek uygulamada yapmak için geliştirdiğimiz Filodefter'i inceleyebilirsiniz: yol parası hesabı, fişli gider kaydı, internetsiz kayıt, yakıt normu ve şüpheli işlem takibi dahil.